开展内部调查的独立外部法律顾问面临的下一个挑战：员工的私人手机

在高难度内部调查中，员工私人手机会给总法律顾问或机构律师事务所带来严峻挑战，因为顾问或律所无法独立获取这些设备，也无权要求查看员工私人手机。在这些复杂的情况下，关键是要找一家仅聘用“一次”且不热衷于建立机构关系的独立第三方公司，以求获得公正且保密的评估结果。

近期经验表明，以下公司面临高风险：员工将个人设备用于工作相关的通信。越来越多的员工使用个人设备讨论工作相关的话题。雇主和员工都不清楚自身的权利和责任，尤其是新的法规和执法行动可能导致公司卷入代价高昂且具有破坏性的政府调查或民事诉讼的情况。随着以上问题日益突出，公司可以使用妥善的调查工具并采取防范措施，以应对美国证券交易委员会 (SEC) 和美国商品期货交易委员会 (CFTC) 等监管机构肆无忌惮查找错处的行动。

公司必须正视员工在 iMessage、Snapchat、Signal、WhatsApp、Telegram、Viber、Line 和微信等应用程序上分享的公司相关信息。许多员工的个人手机上都有这些应用程序，他们认为这属于私人设备，不归雇主管。尽管员工是这种想法，美国政府、民事诉讼律师和执行内部调查的公司还是会经常采取有效手段获取和搜索员工个人设备上的信息。

由于个人手机可能包含相关信息，公司现在也发现其须遵守关于维护员工个人手机内信息的各项规定。美国证券交易委员会 (SEC) 和美国商品期货交易委员会 (CFTC) 近期宣布与几家证券经纪公司、投资顾问及其他注册公司达成总额近 4.74 亿美元的和解协议，原因是他们没有按照美国联邦法律的要求保存和维护短信及其他电子通信。

公司如何降低风险

因此，公司应采取以下防范措施，避免因卷入调查而面临严峻风险，以此来限制自身所承担的责任：

1. 明确要求。公司应起草全面的政策并提供明确的指示和培训，说明允许和禁止员工在电子设备和消息应用程序上通信的内容，尤其是在通过个人设备进行工作相关的通信时。.  
2. 做好准备。公司应考虑在雇佣合同和手册中明确规定，公司有权访问员工出于业务目的而使用的个人设备。如此，公司便可以出于法律目的访问员工个人设备上的某些文件。此举还可大大减少公司在任何调查或诉讼中披露信息所需的时间和成本。
3. 保持主动。除考虑向员工提供所有权归属公司的设备外，公司还应监控其内部系统，监督员工是否可能出于业务目的而使用未经授权的设备或应用程序。公司应在公司通信记录中搜索禁用应用程序的名称等关键字和短语，并保存员工出于业务目的使用个人设备的日志。此举可帮助公司查明潜在的员工违规行为。为便于执法，公司应开展定期审核，说明“业务”通信的含义；并告知员工，公司因担心员工违规，须保留访问个人设备上通信信息的权利。依法需要保存业务通信信息的公司应出于业务目的，考虑禁用某些应用程序，或禁用某些会自动删除消息的应用程序功能。Snapchat、WhatsApp 和 Telegram 等应用程序包含的功能可能会导致业务通信被删除。
4. 了解规则。公司应了解电子通信信息保存规则、雇主和员工隐私规则以及通信设备监控规则。
5. 制定计划。雇主及其法律顾问应制定一份关于获取员工个人设备中业务信息的计划书。例如，有些公司会列出法律顾问名单，这些法律顾问：(a) 可代表员工群体；(b) 可作为员工法律顾问秘密搜索员工个人设备；以及 (c) 可向公司提供业务相关的通信。公司可借此机制获取员工手机中的业务相关信息，但雇主不能查看或访问员工设备上与公司业务无关的个人信息。

公司及其现任法律顾问须应对以下充满挑战的局面：美国监管机构对无法监控公司自有设备和员工个人设备上通信信息的公司正采取日益激进的管控手段。员工认为获取个人设备上的信息是一种侵犯，他们不希望雇主查看他们的个人数据。执行调查工作的法律顾问需要在员工顾虑与监管机构获取业务相关信息的愿望之间取得平衡。实现这种平衡的最佳方式是，律师深入了解监管机构的权力和影响范围，提供清晰的评估，同时规避关于获取手机数据会对机构与客户之间的长期机构关系产生负面影响的担忧。

关于高博金律师事务所

高博金律师事务所是一家无利益冲突的跨国律师事务所，主要致力于跨境争议和调查领域，所处理的事务通常涉及欺诈和不当行为。

我们的团队：

• 经常应邀与客户的常规外部法律顾问合作，代表董事会、审计委员会和跨国公司对涉及各种利益相关方且需要可信度和独立性的事项开展独立调查。
• 专注于担任调查事项的特别顾问，通常不寻求与机构建立关系。
• 在复杂的情况下提供独立评估，本所与其他行业参与者之间没有关联，因此可提供高水平保密服务。s.
• 对不同的律师—客户保密特权规定、国家/地区特定的数据保护法和劳动法等高难度调查中出现的特殊问题有着深入的了解。

• 能够直接在美国、英国、欧洲、中东和非洲、亚洲、拉丁美洲和主要离岸金融中心的司法管辖区进行辩护或与当地律师合作。